Hace unos meses recibí un correo piñata, de esos que cuando los abres está lleno de sorpresas y de trabajo para todo el que quiera participar. El mensaje era breve, «vamos a instalar un sistema de gestión documental», pero el mensaje implícito era enorme: buscad y elegid uno.

He de reconocer que en ese momento me di cuenta de que no tenía ni idea de las posibilidades que ofrecía el mercado, de las diferencias entre unos y otros y, mucho menos, del precio que tenía.

En este tiempo de comerciales y demos hemos visto 4 o 5 productos de diverso tipo: desarrollos propios de pequeñas empresas de informática, aplicaciones comerciales y aplicaciones software libre con versión community. El primer tipo se nos quedaba corto, o nos resultaba incómodo y muy difícil de implantar porque era un programa desarrollado a lo largo del tiempo para un cliente determinado que finalmente había dado como resultado algo parecido a un sistema de gestión documental. Para el cliente que lo pidió seguramente estaría muy bien, pero para nosotros no.

En las aplicaciones comerciales nos encontramos con gestores de bases de datos documentales y con gestores de documentos. Con el primero, además de darnos cuenta de que esa tipología de producto no se ajustaba a nuestras necesidades, establecimos un nuevo requisito para la selección: la independencia del desarrollador (en la medida de lo posible). Esto significa que, una vez asumido que el desarrollador o el intermediario tendrán que realizar un trabajo de adaptación del sistema a la organización, nosotros no tengamos que levantar el teléfono cada vez que haya que hacer algún cambio, que el programa tenga la suficiente autonomía de parametrización como para ser administrado desde la propia organización.

Con los gestores de documentos, entre los que había productos comerciales y productos de código abierto con versión community, descubrimos que las diferencias a nivel de funcionalidades y características técnicas no eran muy grandes, pero sí en cuanto al precio de las licencias, en el caso de los comerciales, o del servicio de mantenimiento en los productos opensource con una versión empresarial. Este último aspecto puede salvarse si se cuenta con un experto en ese producto que lo mantenga actualizado y que haga de soporte dentro de la organización.

Además de las visitas de los comerciales y las demos, también hemos pasado un buen rato navegando por internet, por las páginas de los productores, por sitios de consultoría tecnológica para empresas, foros, listas de discusión especializadas, archivos y, por supuesto, blogs.

Recogemos aquí lo que hemos encontrado más útil a la hora de plantearnos todo el proceso de selección, por si le pudiera servir a alguien:

One Response to “Elección de una herrramienta para la gestión documental y del conocimiento”

  1. Para empezar, felicidades por el blog. Y hablando sobre herramientas de Gestión Documental, me gustaría que echaras un vistazo a Yerbabuena ECM, basada en Nuxeo 5. Se trata de una herramienta 100% Open Source muy intuitiva, de diseño atractivo e interesante funcionalidad.
    Si aún no os habéis decantado por una herramienta de Gestión Documental, tenemos el mejor ECM del mundo mundial 😛 disponible.

    Por favor, llámame al 670 45 57 67 o escríbeme a yerbabuena@yerbabuena.es si quieres que realicemos una demo.

    Un saludo!

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