Si una empresa quiere cambiar su modelo organizativo jerárquico por una estructura matricial que le permita crear ágil y eficientemente grupos de trabajo que afronten proyectos debería tener preparado el escenario en el que se dará esa “matricialidad”.

Uno de los sets de este escenario es, sin duda, el de la comunicación entre los integrantes de los equipos o grupos de trabajo. Para esa comunicación se pueden utilizar múltiples herramientas -blogs, wikis, editores de texto y hojas de cálculo on-line…- pero una de ellas será con mucha probabilidad el correo electrónico.

los grupos y listas de distribución del correo

Hasta ahora lo que nos ofrecen los gestores de correo electrónico es la posibilidad de crear grupos o listas de distribución para que el mismo mensaje llegue a varios destinatarios en un sólo envío. Sin embargo, en esa organización matricial donde la agilidad y la flexibilidad, además de la eficiencia, serán las principales características, lo grupos pueden modificarse a lo largo de un proyecto produciéndose nuevas incorporactiones, bajas, etc.

En ese momento, cada uno de los miembros del equipo deberá eliminar o agregar al nuevo compañero a su lista o grupo de correo y es en este punto donde el sistema de etiquetado debería intervenir.

tagging de contactos

Si al añadir contactos a nuestro gestor tuviéramos la opción de agregarles etiquetas o palabras clave, los grupos se crearían dinámicamente y en lugar de escribir el nombre del grupo al que enviamos el mensaje bastaría con seleccionar las palabras clave en la casilla del destinatario.

Evidentemente nos encontramos con el clásico problema del etiquetado: la inconsistencia inter-usuarios. Este problema quizás debiera de estar controlado de alguna manera por la organización y ser capaz de crear un directorio central de contactos de correo en el que de manera central se asignaran las palabras clave a los contactos, al menos las que hacen referencia a la organización.

En otras palabras, cuando la Empresa1 decide asignar una serie de recursos -personas- al proyecto “Cliente1”, automáticamente, dentro del proceso de creación de equipos, se da el paso de asignar la etiqueta “Cliente1” a los emails de esas personas en un directorio central. Por otro lado, cada uno de los recursos -personas- podría asignar etiquetas propias en el directorio local de su gestor de correo.

La utilidad

Las etiquetas asignadas desde el directorio centralizado, además de en la creación de equipos, podrían usarse para representar la especialidad (diseño gráfico) o función (comercial), la ubicación geográfica (Sevilla)… mientras que las etiquetas asignadas desde el directorio local serían más parecidas a un etiquetado social que representarían las distintas relaciones establecidas entre los trabajadores.

De esta forma cualquiera podría enviar información de interés para el proyecto ”Cliente1” con indicar esta etiqueta en el destinatario de correo y sin necesidad de estar al tanto de las novedades en los integrantes del equipo. Y por otro lado, serviría para organizar el correo recibido ya que las palabras claves podría utilizarse como filtros de los mensajes en lugar de tener que crear carpetas y subcarptas.

Enlaces interesantes:

Can social tagging improve e-mail?: reflexión del blog personal de Jon Udell, analista y desarrollador de Microsoft. A partir de esta entrada encontré la siguiente referencia:

Taglocity: add-in para outlook que permite añadir etiquetas a los contactos, los mensajes, las tareas y el calendario.

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